E-Spis – Spisová služba
Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně je dle ustanovení §63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, povinna vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, v kterém probíhá evidence veškerých dokumentů, tj. písemných, obrazových, zvukových, digitálních a jiných záznamů vzniklých nebo vyřízených na UTB, a to po celý životní cyklus každého dokumentu, tzn. od jeho vzniku (doručení nebo vyhotovení) až po vyřazení ve skartačním řízení. Univerzita v souladu se zákonem a vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, od poloviny roku 2019 využívá aplikaci e-Spis, která nahradila doposud užívaný elektronický prostředek Spisovka3.
Na této stránce najdete přehledně na jednom místě všechny potřebné informace pro práci s e-Spisem.
Žádost o přidělení uživatelské role v e-Spis a helpdesk:
Pro přidělení uživatelských rolí nebo jejich změnu je k dispozici formulář Žádost o přístup do e-Spis. Po vyplnění základních údajů v bodech 1, 2, 3 a event. 4 zašlete žádost na e-mailovou adresu rt-espis@utb.cz. Po kontrole zadaných údajů (správné zařazení zaměstnance v organizační struktuře HR SAP), doplnění bodu 5 a potvrzení žádosti bude uživateli umožněn přístup do aplikace.
Pokud máte problém s e-Spisem a nevíte si rady, použijte prosím náš helpdeskový systém. O Vašem problému se tak dozvíme rychleji, bude systémem zaznamenán, a to včetně průběhu jeho řešení. E-mailová adresa je stejná, tedy rt-espis@utb.cz.
Souhrnné informace pro e-Spis:
- Podporované verze internetových prohlížečů
Aplikace e-Spis komunikuje s uživatelem prostřednictvím webového rozhraní. Pro bezproblémovou funkčnost je tedy nutné použít některý z podporovaných internetových prohlížečů v OS Windows 10 nebo v OS Windows 11, což jsou Mozilla Firefox a Google Chrome pro OS Windows. Žádné jiné internetové prohlížeče nejsou podporovány, proto je pro práci s aplikací e-Spis prosím NEPOUŽÍVEJTE.
- URL adresy aplikace
Dostupná je produkční (ostrá) verze aplikace i školící (testovací) verze. Testovací verze e-Spis zůstane i nadále v provozu paralelně s produkční verzí aplikace. V testovací verzi je možné si vyzkoušet jakékoliv úkony nebo postupy, se kterými si uživatel není jistý v produkční verzi.Produkční verze má modrý vzhled, zatímco pro testovací verzi je typické oranžové pracovní prostředí.
URL adresa produkční (ostré) verze aplikace e-Spis: https://espis.utb.cz nebo zde (dojde k přesměrování z URL adresy zadané výše): https://espis.utb.cz/prod/xervlet/sps/index
URL adresa školící (testovací) verze aplikace e-Spis: https://espis-test.utb.cz/skol/ nebo zde (dojde k přesměrování z URL adresy zadané výše): https://espis-test.utb.cz/skol/xervlet/sps/index
- Přístup (přihlášení) do aplikace
Ověřování uživatele v aplikaci e-Spis probíhá stejně jako u většiny univerzitních informačních systémů – vůči Active Directory (AD). Uživatelské jméno a heslo pro přihlášení do aplikace e-Spis je stejné jako do počítačové sítě UTB a portálu IS/STAG.Do aplikace e-Spis je možno přistupovat i vzdáleně mimo počítačovou síť UTB (např. připojení z domova, z místa pracovní cesty apod.) prostřednictvím VPN.
Uživatelské příručky:
Pro potřeby uživatelů jsou k dispozici uživatelské příručky pro práci v aplikaci e-Spis:
- Uživatelská příručka systému Spisové služby pro role referent, vedoucí, sekretariát – úplné znění (je umístěna v adresáři S:\\common\UTB\ESPIS )
- Uživatelská příručka systému Spisové služby pro role podatelna, výpravna, spisovna – úplné znění (je umístěna v adresáři S:\\common\UTB\ESPIS )
- Zkrácená uživatelská příručka pro roli referent
- Zkrácená uživatelská příručka pro roli vedoucí
Ve složce S:\\common\UTB\ESPIS\Fonty k sablonam najdete také fonty pro šablony dopisu používané v rámci e-Spis. Pokud je nemáte nahrané ve svém PC, případně notebooku, tak je můžete získat právě tam. IT technici jednotlivých součástí dostali instrukce, jak jejich nahrání zajistit i jinou cestou.
Vedle těchto příruček je možné použít také obsáhlou online nápovědu, která je dostupná přímo v aplikaci e-Spis pod ikonou otazníku (nachází se v hlavním panelu nahoře vpravo).
Metodické návody:
- Změny pro uživatele po upgrade e-Spis – verze 2.38.02
stručný popis změn zavedených nasazením nové verze 2.38.02 - Převzetí a předání dokumentu
převzetí dokumentu s ČJ a bez ČJ, odmítnutí dokumentu, zaevidování převzatého dokumentu, zrušení neevidovaného dokumentu, předání dokumentu k vyřízení/posouzení/schválení jinému uživateli a více uživatelům, dokument na vědomí oběhovou kopií - Vytvořený analogový dokument odesílaný poštou a osobně
založení analogového dokumentu, výběr nebo vytvoření adresáta/adresátů, vytvoření dokumentu s pomocí šablony, tisk obálky/štítku, odeslání, vyřízení dokumentu - Vytvořený elektronický dokument odesílaný DS a e-mailem
založení elektronického dokumentu, výběr adresáta/adresátů s DS nebo e-mailem, vytvoření adresáta s e-mailem, vytvoření dokumentu s pomocí šablony, vložení příloh, konverze, podepisování, odeslání, doručenka, vyřízení dokumentu - Odpověď na doručený dokument a práce se spisem
odpověď na doručený dokument – založení spisu, úprava údajů spisu, založení spisu nad dokumentem, vložení dokumentu do spisu, vytvoření dokumentu ve spisu, vyjmutí dokumentu ze spisu, předání spisu jinému uživateli, uzavření spisu, sběrný arch a spisová obálka - Hromadné odesílání a distribuční seznam
hromadné odeslání jedné zásilky (1 ČJ) více adresátům poštou/osobně/DS/e-mailem postupným vybráním z číselníku (adresáře) nebo vytvořením adresátů, vytvoření distribučního seznamu, vkládání subjektů do distribučního seznamu z číselníku, vkládání nových (vytvoření) subjektů do distribučního seznamu, odebrání subjektu z distribučního seznamu, nastavení přístupu jiným uživatelům k distribučnímu seznamu, úpravy, kopírování a zrušení distribučního seznamu, odeslání zásilky pomocí distribučního seznamu poštou/osobně/DS/emailem - Registratury
Vytvoření registratury, založení dokumentu v registratuře, vložení dokumentu/spisu do registratury, odstranění objektu z registratury, úprava a zrušení registratury - Interní dokument
Vytvoření vlastního interního dokumentu s vytvořením souboru nad šablonou nebo vložením souboru, popis postupu při schvalování žádosti o specifické posouzení postupů u veřejné zakázky v malém rozsahu - Zaevidování přijatého dokumentu uživatelem
Zaevidování elektronického dokumentu doručeného na pracovní e-mailovou adresu, zaevidování listinného dokumentu předaného zaměstnanci osobně mimo podatelnu - Smlouvy
Evidence a oběh smluv v rámci e-spis:- podepsané listinné smlouvy, které jsou na UTB doručeny poštou nebo osobně,
- elektronické smlouvy s připojeným el. podpisem, které druhá smluvní strana zasílá na UTB datovou schránkou,
- elektronické smlouvy s připojeným el. podpisem, které druhá smluvní strana zasílá na UTB e-mailem,
- smlouvy, které jsou součástí spisu veřejné zakázky.
- Avíza
Avízo = upozornění, které e-mailem informuje uživatele o obsahových změnách v e-spis: funkce, aktivace, deaktivace - Předávání do spisovny
Pokyny pro předávání záznamů do eSpisovny - Poptávkové řízení
Pokyny pro sjednocení postupu pro evidenci poptávkového řízení - Referátník
Referátník slouží k plánování oběhu dokumentů a nese informace o zodpovědnosti za dokument, lze použít pro interní schvalování (v návodu je jako příklad použito schvalování smluv). - MS Office Plugin
Tento plugin (modul) slouží pro evidenci e-mailů z aplikace Microsoft Outlook do aplikace spisové služby (e-Spis). Plugin je umístěn na síťovém uložišti (disk S:\common\UTB\ESPIS\Integrace MS Office). - Povolení doplňku MS Office Plugin
Postup pro kontrolu / povolení doplňku MS Office Plugin v aplikaci Microsoft Outlook.
Záznamy školení:
Obecné principy SSL
Obsah:
Směrnice rektora č. 19/2022 – Spisový řád
Spisová služba jako odborná správa dokumentů po celý jejich životní cyklus: vznik, evidence, rozdělování, oběh, podepisování, konverze, odesílání, vyřizování, spisy, ukládání, zapůjčování, vyřazování ve skartačním řízení, souvislost spisové služby s ochranou os. údajů.
Záznam školení – část 1 | Záznam školení – část 2
Referent – základní
Školení je určeno pro uživatele s přidělenou rolí „referent“, kteří:
- neabsolvovali úvodní školení (popř. pro nové zaměstnance) nebo
- absolvovali úvodní školení ale e-spis dosud nepoužívali nebo jen minimálně
Obsah:
- orientace v prostředí e-spis
- vytvoření vlastního dokumentu – předání k podpisu – odeslání – oběh – vyřízení
- přijetí/odmítnutí předaného dokumentu
- odpověď na doručený dokument
- práce se spisem – vytvoření – vkládání dokumentů – vyjmutí dokumentů – uzavření
- založení doručeného dokumentu
- vyhledávání dokumentů
Záznam školení – část 1 | Záznam školení – část 2
Referent – pokročilé
Rozšíření základních uživatelských znalostí pro uživatele s přidělenou rolí „referent“, kteří již v e-spisu pracují.
Obsah:
- vytvoření vlastního dokumentu – předání k podpisu – odeslání – oběh – vyřízení – zrušení vyřízení – termínování – uživatelská definice (kategorie) – možnosti oprav
- odpověď na doručený dokument
- práce se spisem – vytvoření – vkládání dokumentů – vyjmutí dokumentů – sdílené spisy – uzavření
- distribuční seznam
- vytvoření kopie dokumentu a možnosti využití
- registratury – sdílené registratury a možnosti využití
- možnosti rozšířeného vyhledávání
- předávání do spisovny
Záznam školení – část 1 | Záznam školení – část 2