Instrukce pro podávajícího
Elektronická podatelna Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně slouží pro příjem datových zpráv obsahujících podání nebo informace vztahující se k Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně, nám. T. G. Masaryka 5555, 760 01 Zlín, IČ: 70883521 (dále jen „UTB“). Tyto datové zprávy lze podat prostřednictvím:
- datové schránky UTB („ahqj9id“),
- obecné adresy elektronické podatelny podatelna@utb.cz ,
- doručení v elektronické podobě na přípustných technických nosičích dat přímo na Centrální podatelnu UTB, nám. T. G. Masaryka 5555, 760 01 Zlín, v přízemí budovy Univerzitního centra, místnost č. 137.
Podání přes e-mail
Elektronická podatelna UTB přijímá datové zprávy bez ohledu na to, zda jsou tyto zprávy elektronicky podepsané. Elektronicky podepsané datové zprávy ve smyslu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, musí obsahovat uznávaný elektronický podpis. Pokud tento neobsahuje, musí být doplněno písemnou formou do tří dnů. Maximální přípustná velikost jedné datové zprávy včetně příloh zaslané na e-mailovou adresu elektronické podatelny UTB je 10 MB. Přehled podporovaných formátů je uveden níže.
Datové zprávy zaslané UTB, jejichž náležitosti neupravuje právní předpis, nemusí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem. Jedná se o žádosti o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění, nebo o běžnou e-mailovou komunikaci mezi pracovníky UTB a třetími subjekty.
Doručení elektronicky podepsané datové zprávy na elektronickou podatelnu UTB se odesílateli potvrzuje zasláním datové zprávy opatřené uznávaným elektronickým podpisem oprávněného zaměstnance obsluhujícího elektronickou podatelnu UTB.
Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, nebude zpracována. Pod pojmem škodlivý kód jsou myšleny počítačové viry, nečitelné a netisknutelné zprávy, nevyžádaná obchodní sdělení (spamy, phishing), apod. Pokud z přijaté datové zprávy lze zjistit elektronickou adresu podavatele (odesílatele), je na tuto adresu zasláno sdělení o zjištění problému, přitom ale na nevyžádaná obchodní sdělení (spamy a phishing) se neodpovídá.
Pro snadnější identifikaci součásti UTB nebo příslušné organizační jednotky je vhodné do předmětu datové zprávy uvést zkratku součásti nebo název funkce, např. FT, děkan FAI, rektor apod. Urychlí se tím proces předání k vyřízení pověřenému zaměstnanci.
Nevyžádá-li si podávající výslovně komunikaci v elektronické podobě, bude veškerá další komunikace s UTB vedena v listinné podobě.
Podání na technických nosičích dat
Datové zprávy doručené prostřednictvím technických nosičů dat jsou přijímány na CD nebo DVD nosičích. Úřední hodiny elektronické podatelny UTB pro příjem podání na technických nosičích dat jsou:
| Pondělí | 7:00 – 15:30 |
| Úterý | 7:00 – 15:30 |
| Středa | 7:00 – 15:30 |
| Čtvrtek | 7:00 – 15:30 |
| Pátek | 7:00 – 15:30 |
Příjem technických nosičů dat je jen doplňkovou činností elektronické podatelny a lze ji využít v případech, kdy objem dat přesahuje povolenou kapacitu pro zaslání přes datovou schránku nebo obecnou schránku elektronické podatelny.
Formáty datových zpráv
Pokud je obsahem elektronického podání soubor (ať už prostřednictvím e-mailu, datové schránky nebo technického nosiče dat), pak univerzita pro účely elektronického podání akceptuje soubory ve formátech:
- *.TXT (prostý text),
- *.RTF (dokument v textovém standardu RTF),
- *.PDF, *.PDF/A (dokument ve formátu Adobe Acrobat Reader),
- *.DOC, *.DOCX (dokument MS Word),
- *.XLS, *.XLSX (dokument MS Excel),
- *.PNG, *.JPG, *.TIFF, *.GIF (dokumenty běžných grafických formátů),
- *.ODT, *.ODS (dokumenty OpenOffice.org),
- *.DWG (dokument programu AutoCAD),
- *.WAV, *.MP3 (dokumenty digitálního záznamu zvuku),
- *.AVI, *.MPG, *.MPEG-1 a 2 (dokumenty digitální obrazového záznamu),
- *.HTML (dokument pro web bez užití skriptovacích jazyků JavaScript apod.),
- *.ZFO (dokument elektronického formuláře).
Ostatní formáty souborů lze na elektronickou adresu UTB zasílat s rizikem, že mohou být vráceny, neboť UTB nemá programové prostředky na jejich otevření.
Pro úsporu místa a dodržení povolené kapacity elektronického podání mohou být přílohy tohoto podání komprimovány archivátory souborů, a to ve formátech *.ZIP, *.RAR.
Soubory mohou být také elektronicky podepsány.